Que tu sois en phase de création de ta micro-crèche ou déjà gestionnaire, les réservations de la part des parents d'une place dans ta structure est primordiale au fonctionnement de ta micro-crèche.
La réservation des places des parents doit permettre à ces derniers de les rassurer quand à l’entrée en structure de leurs enfants certes, mais pour que cette réservation soit effective et que toi, tu te protèges des annulations de dernières minutes, il va être important d’intégrer dans ton dossier d’inscription certains éléments qui engageront vraiment les parents.
Dans l’article d’aujourd’hui, nous verrons les différentes modalités de réservations à savoir :
- Que faut-il indiqué dans ton RF?
- Les documents obligatoires que les parents doivent te fournir
- Les moyens que tu as d’éviter les désistement de dernières minutes après inscription.
Le réglement de fonctionnement
Quand tu crées ta micro-crèche, tu vois le règlement de fonctionnement, comme un document obligatoire à fournir au département pour que ta demande d’ouverture soit complète.
En réalité, le RF est bien plus que cela, et comme dirait Florence, l’avocate de mes crèches durant 10 ans :
“Tu dois voir ton RF comme ton contrat principal – Les conditions général de vente de ta micro-crèche.”
Tu vois la nuance ?
Si la PMI, vois le RF comme un document qui explique ton fonctionnement, toi tu dois le voir comme LE DOCUMENT qui va régir ta relation contractuelle avec les familles durant toutes la période d’accueil de leur enfant. Le contrat d’accueil étant le complément de ton RF explicitant les conditions particulières du contrat (jours, horaire …)
Ainsi, il sera important que dans ton règlement de fonctionnant apparaissent en plus de ce que te demande le département, les points suivant :
- Ta grille tarifaire
- Les modalités de départ anticipé
- Les modalités de départ définitif en fin de contrat
- Les périodes de préavis pour toutes fin de contrat
- Les modalités de rupture de contrat de la part des parents
- Les modalités de rupture de contrat du fait de la gestionnaire
- Les conditions de déduction (absence, fermeture mc, fermeture administrative …, il faut penser à tout)
- Le calcul de ta mensualisation
- Les frais d’inscription
- Les frais de dépôt de garantie si tu en as et les modalités d’encaissement
- Les RDGPD
On le sait tous, une grande majorité des familles ne lisent pas les documents contractuels, en tout cas ils ne vont vraiment s’intéresser qu’au contrat d’accueil (donc les conditions particulières de vente, si on parle dans le jargon des avocats), mais il est extrêmement important que tu t’assures que ton RF soit bien lu et bien compris par les parents.
Pour cela j’avais une astuce quand j’étais gestionnaire. Tu veux la connaître ?
Une fois que les parents m’avaient accepté le devis de garde, j’envoyais par mail le contrat d’accueil et le règlement de fonctionnement aux parents en leur précisant la date de RDV pour l’inscription définitive de leur enfant.
Sur ce mail, j’insistais bien sur l’importance de bien lire le RF, pour qu’il puissent me poser toutes leurs questions lors du RDV d’inscription, mais surtout, je leur précisais que le RF comportait des données contractuelles très importantes concernant, les tarifs, les absences, et les ruptures de contrats et des préavis en cas de départ.
Enfin, lors du RDV d’inscription, je posais toujours des questions aux parents concernant le RF, sur des points précis de ce dernier pour m’assurer qu’ils l’aient bien lu et compris. Attention je ne parle pas de la simple demande “Avez-vous pris connaissance du RF?”, mais bien de questions précises telles que :
- Concernant les absences, savez vous lesquelles sont déductibles et lesquelles ne le sont pas ?
- Si vous étiez amener à rompre le contrat par anticipation, avez-vous bien compris en quoi consistait le préavis et le temps de préavis ?
- Savez-vous à quoi sert et à quel moment le dépôt de garantie est encaissé ?
Les documents obligatoires que les parents doivent fournir lors de l'inscription
Etape 1 : Les documents contractuels
Comme toutes entreprises, et même si notre domaine est tourné vers le social, afin de pouvoir accueillir un enfant dans ta structure, tu as l’obligation de mettre en place des documents contractuels que les parents doivent te rendre signés pour officialiser votre accord.
En voici la liste :
- Ton projet d’établissement signé par les parents
- Ton règlement de fonctionnement signé par les parents
- Le contrat d’accueil signé par les parent
Etape 2 : Les documents administratifs
Même s’ils ne sont pas contractuels, les documents administratifs sont essentiels au dossier de l’enfant.
- Fiche de renseignement civil
- Personnes habilités à récupérer l’enfant (majeur) + pièce d’identité
- Pièce d’identité des parents et de l’enfant
- Photocopie du livret de famille ou extrait d’acte de naissance de l’enfant
- L’attestation de responsabilité civile
- Dernier avis d’imposition des deux parents et 3 dernières fiches de paie (falcultatives)
- Justificatif de domicile des deux parents (si séparés)
- Si parents séparés – Le jugement de divorce avec les modalités de garde de l’enfant
- Si enfant placé – Jugement et document précisant qui sont les tuteurs légaux
- Le mandat CAF t’autorisant à faire les télé-déclarations mensuelles
- Le montant des frais d’inscription
- Le dépôt de garantie si tu en demande un
Etape 3 : Les documents médicaux
Il est important de s’assurer de la validité des vaccins et de l’état de santé de l’enfant.
- Certificat médical à la vie en collectivité
- Photocopie du carnet de vaccination à renouveller à chaque nouvelle vaccination
- Ordonnance pour le paracétamol précisant l’âge et le poids de l’enfant ( à renouveler tous les 6 mois, les enfants grandissent et prennent rapidement du poids)
- PAI si enfant à particularité
etape 4 : Les autorisations
Les autorisations sont des documents obligatoires à avoir dans le dossier de l’enfant. Ils te serviront en cas d’urgence, de sortie ….
- Autorisation de sortie en dehors de la structure
- Autorisation de prise en charge en cas d’urgence médicale ou d’urgence vitale
- Autorisation d’administrer des médicaments émanant d’une prescription médical (cette autorisation est à faire à la demande express des parents en cas d’administration occasionnelle de médicament suite à une prescription médicale)
- Autorisation de prendre l’enfant en photo et de diffuser les images au sein de la structure et/ou sur les différents support de communication
Quels sont les moyens d'éviter les désistements de dernières minutes ?
A mes début de gestionnaire, je voyais la vie tout en rose et avait une extrême confiance au gens. Je me suis vite rendue compte, dès la première année d’exercice, que beaucoup de personnes se jouaient de cela.
Tu penses sûrement que parce que ton inscription est finalisée avec une famille, ces derniers te seront fidèles avant même l’entrée en structure de leur enfant !
Détrompe-toi ?
S’il y a une réalité, c’est que les parents postulent de partout pour trouver une place en crèche et que concrètement plus tu répondras vite plus ils réserveront la place chez toi, mais parce qu’il y a un mais ! Ces même parents postulent souvent aussi sur des places de municipale, et comme tu le sais sûrement, les collectivité mettent du temps à répondre.
Alors à la place des parents, tu ferais quoi si une micro-crèche donne sa réponse positive avant la réponse de la structure PSU?
Et bien moi, j’irai signer le contrat directement tout en gardant en tête que si la place en municipale m’est attribuée et bien même après la signature du contrat je me désisterai. Ici, on ne parle plus de valeur que prône la structure ou les parents, mais bien du porte-feuille car c’est cela dont il est question.
Lors de ma première année d’exercice, je n’avais prévu aucune conditions pour pallier à ce phénomène, et cela m’a value 3 désistements de familles, alors même qu’ils avaient signé et validé l’inscription. Ces contrats avaient été signés fin mai pour une entrée en septembre. Résultat, j’avais réservée 3 places à temps plein pour 3 familles qui au final début août se désistaient car ils avaient une place en municipale. Je me suis retrouvée en pleine grande vacance avec 3 contrats en moins, à devoir rappeler des familles auxquelles j’avais refusé une place en plein mois d’août. Autant te dire que je n’ai pas eu beaucoup de retours positifs.
J’ai donc réfléchit ! Et voilà ce que j’ai mis en place, parce que ne pas rembourser tes frais d’inscription c’est une chose mais cela n’incite pas les familles à ne pas te faire faux bon.
J’ai donc décidé de mettre en place une demande de dépôt de garantie correspondant à deux mois de garde complet.
Je te rassure de suite, ces deux chèques n’étaient jamais encaissés et restaient dans le dossier de l’enfant.
Toutefois je précisais dans mon RF et lors du RDV d’inscription que :
- Les chèques de dépôt de garantie n’étaient pas encaissés et restaient dans le dossier de l’enfant
- Toutefois, si après inscription, les parents venaient à se désister, une chèque de dépôt de garantie restait redevable à la micro-crèche au titre de l’inscription et donc de la place réservée non honoré.
- Que ces chèques pouvaient aussi être encaissés en cas de non paiement des familles après discussion amiable pour trouver une solution au paiement de l’accueil de l’enfant.
Pourquoi ?
Tout simplement parce que savoir, que s’ils se désistaient après avoir validé l’inscription, une grosse somme leur seraient imputée sans possibilité de remboursement par le CMG et du coup cela les faisaient réfléchir à deux fois.
- C’était soit ne pas valider l’inscription et attendre la réponse de la municipale mais risquer de n’avoir ni l’une, ni l’autre
- Soit valider l’inscription dans la micro-crèche, être sûr d’avoir une place mais pouvoir perdre 1 mois de garde en terme de finance s’ils étaient amenés à se désister.
J’espère que cet article t’as aidé.
N’hésite pas à me laisser une commentaire pour me soutenir ou à poser tes questions si tu en as.
Je te souhaite une belle journée,
Sandrine
Ce qu'elles pensent de mon expertise .....
