L’ORGANISATION DE L’OUVERTUE !

ORGANISATION DES INSCRIPTIONS :

Depuis quelques mois, vous vous attelez à la tâche de la communication et vous avez eu des demandes de pré-inscription. Afin d’être sûr que ces personnes inscriront bien dans votre structure et que vous ne vous retrouvez pas sans enfant à l’ouverture, privilégiez de faire signer vos contrats en amont. Entre 1 et 2 mois avant votre ouverture, car à ce stade, vous avez déjà une visibilité sur la date de votre ouverture.

Faites une liste de tous les documents que vous exigez au moment de l’inscription pour être sûr de ne rien oublier lorsque vous aurez les familles en face de vous.

Faite en sorte de connaître votre règlement de fonctionnement, avec les modalités spéciales, du type :


– départ anticipé,


– déductions maladie,


– vacances, etc.


– le principe de calcul de la mensualisation : attention à la question du mois d’août et les parents ne comprennent pas pourquoi il sont facturés le même montant alors que la crèche est souvent fermée trois semaines.

 

Pour ma part, je faisais visiter la structure, que lorsque le parent avait accepté le devis. 

En amont, je leur avais envoyé : 

 

 – Mon règlement de fonctionnement pour qu’il en prennent connaissance


 – Le devis avec la mensualisation


 – Une date maximum d’acceptation ou refus du devis.

 

Cela dans le but, que les parents aient déjà une décision en tête avant de faire visiter la structure, la visite de votre micro-crèche ne sera que la confirmation ou pas de leur décision.

 

Une fois le retour sur l’acceptation ou pas du devis :

 – Organiser un rendez-vous pour la visite de la structure et donc l’inscription de l’enfant.


 – Si vous organiser plusieurs rdv sur la même journée, prévoir une plage assez large entre chaque famille – pour ma part je prévoyais 1h30 par famille.


 – Faire visiter la crèche


 – Expliquer votre fonctionnement


 – Expliquer comment sera faites l’adaptation


 – Répondre de façon claire et honnête à leurs questions


 – Lire le contrat avec eux et ré-expliquer le principe de la mensualisation et la façon dont la Caf leur remboursera


 – Faire signer le contrat


 – Et récupérer tous les documents obligatoires à leur inscription dans votre crèche pour réserver de façon définitive la place.


 – Veiller à leur annoncer, si vous en avez prévu dans votre RF, les conditions en cas de désistement, une fois que l’inscription est définitive.

ATTENTION, les parents ont une demande à faire auprès de la CAF ou la MSA (que vous trouverez ici) via leur compte CAF. Cependant une partie de cette demande ne pourra être remplit qu’une fois que vous serez enregistré auprès de la CAF.

 

Pourquoi procéder ainsi ? Parce que sinon, vous allez passer votre vie à faire visiter votre structure pour des familles qui ne concluront pas forcement avec vous. Beaucoup sont curieux ! C’est comme pour les visites immobilières !

 

En faisant cela, vous serez face à des parents qui connaîtront déjà votre tarif et votre RF et seront déjà en condition. Une famille qui accepte un devis, est une famille déjà intéressée et il ne vous restera plus qu’à vous concentrer à l’explication de votre pédagogie et du fonctionnement de la crèche à proprement parler sans avoir à vous justifier de votre tarif.
N’oubliez pas d’indiquer aux parents de bien venir avec tous les documents relatifs à l’inscription.

L’IMPORTANCE DE VOTRE ORGANISATION AVEC VOTRE RÉFÉRENT TECHNIQUE :

Comme évoqué dans un précédent article (ici), le rôle du référent technique est primordial, car il sera votre binôme, d’autant plus, si vous avec la seule casquette de gestionnaire.

QUE FAUT-IL METTRE EN PLACE AVEC LE RT POUR VOTRE OUVERTURE ?

– Prévoir de viser les protocoles et de réfléchir à la meilleure manière de les mettre en place,


 – Définir ensemble vos différents rôles (qui s’occupe de quoi?),


 – Organiser l’adaptation : prévoir les dates, les horaires, et la période d’adaptation et surtout une fiche adaptation pour chaque enfant que vous accueillerez regroupant des questions sur les habitudes de leur enfant afin que la transition se passe au mieux (un exemple ici),


 – Réfléchir ensemble au planning de l’équipe en fonction des inscriptions que vous avez à votre ouverture,


 – Établir votre aménagement de l’espace,


 – Organiser les premiers projets que vous mettrez en place,


 – Faire un point sur les stocks, le matériel pédagogique, les fournisseurs, etc.


 – Organiser l’arrivée de votre équipe.

J’en oublie certainement, mais cette pré-réunion avec votre RT, est primordiale pour que votre ouverture se passe au mieux. Donc un conseil, listez-vous tout ce qu’il vous passe par la tête pour que cet échange soit productif.

 

ORGANISATION DE L’ÉQUIPE :

 

La cohésion de votre équipe sera primordiale afin que votre ouverture se passe au mieux. C’est pourquoi, il est préférable de faire commencer les contrats de vos futurs salariés 1 à deux semaines avant l’ouverture officielle de votre crèche.

Pourquoi ?

Déjà, parce qu’il est plus agréable pour les enfants d’être accueilli par des personnes qui se connaissent un minimum, entrent-elles et qui auront déjà pris connaissance des différentes tranches d’âge que les professionnels vont accueillir.
Une équipe qui connaît en amont son rôle, sera plus investit dans sa tâche.

QUE POUVEZ-VOUS FAIRE AVEC L’ÉQUIPE POUR QUE L’OUVERTURE SE PASSE AU MIEUX ?

Votre réunion préalable avec votre référent technique, vous aura permis de mettre en place une organisation de tâches pour chacun ainsi avec l’équipe, il sera judicieux de :

– Faire une réunion d’équipe afin d’expliquer vos valeurs et l’organisation générale de la structure,


– Reprendre les différents protocoles et expliquer leur mise en application, la situation actuelle nous impose une grande vigilance, il faudra bien leur faire comprendre et les responsabiliser.


– Annoncer les premiers projets et définir avec eux leur mise en application


– Expliquer le déroulé de l’adaptation


– Annoncer le dérouler d’une journée type


– Reprendre avec elle votre règlement de fonctionnement pour que l’équipe s’en imprègne et leur expliquer les différents items


– Énumérer le nombre d’enfants que vous aller accueillir, le type de famille


– Organiser en équipe vos différents espaces


– Organiser aussi pour la cohésion d’équipe des jeux de rôle


– Laisser leur prendre possession de leur lieu de travail


– Aménager leur un espace sympa où vos professionnels peuvent déconnecter pendant leur pose (l’équipe appréciera.)


– Organiser les formations obligatoires, quelle période de l’année est la plus opportune, etc.

 

Il m’est toujours paru important que mes équipes se sentent comme chez elle dans ma structure, et même si la hiérarchie à toujours été respecté, il m’était primordial que toutes est des responsabilité importante, sortant même de leur rôle d’auxiliaire petite enfance.

 

C’est ainsi que je me suis vu confier des tâches d’administratif à mes CAP, ou encore les responsabilisés en leur faisant gérer les signatures de contrats lorsque moi ou la RT n’étions pas là.

 

Dans une micro-crèche, il est important que votre équipe devienne autonome, car ni vous ni le référent serez présent sur toute l’amplitude horaire de votre semaine, et que bien souvent les situations d’urgence n’attendent pas.

 

Accepter de déléguer certaines tâches et de responsabiliser ses équipes n’est pas facile, car on a toujours peur que ce ne soit pas aussi bien fait que si vous l’aviez fait vous-même. Mais vraiment, si vous prenez le temps de bien expliquer la démarche, vous en serez récompensé par l’engagement que vos salariés auront envers votre entreprise et pour le coup par la satisfaction des parents.

 

À titre d’exemple, mon management m’a permis de n’avoir que très peu d’absentéisme, et quand cela était le cas, l’organisation et l’engagement de mes équipes étaient tel, que nous ne faisions pas appel à l’intérim pour les remplacements.

 

Selon la date que vous avez prévu de faire commencer votre équipe :

 

Prévoir une journée détente. Cela renforce la cohésion d’équipe et vos professionnels sauront que vous avez de l’estime pour eux.


Etablir un petit planning de chaque journée du style :

1er jour : réunion d’équipe, point sur les protocoles, la journée type, l’adaptation


2e jour : mise en place de la salle, mise en application des protocoles (jeu de rôle)
Etc…

 

Quelques jours avant votre ouverture, prévoir de refaire un point sur les premiers enfants accueillis, les horaires, heures et jours d’adaptation, le planning des enfant et du personnel, etc.

 

La veille, il sera important que tout soit mis en place et il faudra s’assurer que votre équipe et vous avez tous assimilés les rôles et tâches de chacun.

 

Des couacs, il y en aura, c’est sûr, mais ne vous inquiétez pas, cela est normal, nous ne pouvons pas tout prévoir et des imprévus arrive souvent (parents en retard, la voiture qui démarre pas, etc), donc restez calme, essayer d’être le moins stressé possible, car cela se ressentira auprès des enfants et des familles.

 

RÉTROSPECTIVE :

En résumé, une équipe bien préparée est une équipe prête à accueillir des enfants et des familles en toute bienveillance. Alors voici les points essentiels à retenir :

 

1 -Listez-vous tout ce qui vous semble important d’échanger avec votre équipe et regroupez-les par thème,


2- Automatisez toutes les tâches fastidieuses par le biais de protocoles,


3 – Organisez le planning du personnel, Prévoyez un planning d’urgence,


4 – Familiarisez – vous avec votre logiciel petite enfance si vous en avez un et faites en amont votre facturations,


5 -Tenez à jour vos registres,


6 – Pensez à prendre les rendez-vous pour les visites médicales d’embauche auprès de votre AST,


7 – Faites votre DUER (Document Unique des risques professionnels – un exemple ici),


8 – Tenez à jour vos registres de personnel et entretien (électricité, climatisation, qualité de l’air, vérification des extincteurs, etc.),


9 – Tenez à jour vos dossiers enfants,


10 – Prévoyez des réunions d’équipe régulières,


11 – Prévoyez des réunions de directions régulièrement avec votre référent technique,


12 – Soyez transparent avec les familles,


13 – Préparez en amont les adaptations et prévoyez de les faire en échelonnées,



Il y a sûrement d’autres choses à ajouter à cette liste, mais je suis sûre que vous serez les lister.

 

Soyez confiant et sûr de vous, car vous votre assurance donnera confiance à tous vos partenaires (équipe, familles, enfants) et les engagera à vous soutenir même si des erreurs sont commises.

 

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Renseignements et devis :


www.mcconsultcreche.fr

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